出金伝票の活用と書き方
自営業者の方から領収書がもらえない場合はどうしたらよいか？とのご質問が数多く寄せられます。
例えば、電車賃やバス代といったそもそも領収書の交付が前提となっていないものや、お得意先に不幸があった場合の香典等で領収書の受領が通常無いもの、建設業の場合の自動販売機で買った現場経費など実務上結構あります。
こういったケースでどのようにしたら税務署に否認されずに経費計上が可能になるかがポイントになってきます。
当然、正当な経費の支出があったという前提ですが、間接証拠を積み上げることが重要になってきます。
有効な方法の一つに、出金伝票を活用して「①いつ、②いくら、③何のために、④誰に対して支払ったか」を記録しておくことがあります。しかし、世の中には支払ってもいない架空の経費を計上する輩が少なからずいますので、出金伝票を補完するものとして出張記録や出面、勤務記録等も合わせて保管しておくことが重要です。なお、SuicaやPASMOで支払った交通費の場合には駅の券売機で記録を出力できます。出金伝票を用いるよりも証拠能力が高くなりますので活用してください。
また、領収書が通常もらえるケースにおいて、出金伝票のみという場合は証拠能力が低いことから税務署に否認される可能性があります。運悪く、領収書を紛失してしまった場合には、諦めずに間接証拠を積み上げることが、やはりポイントになってきます。なお、間接証拠の積み上げの具体的な方法は税理士に相談してください。
さて、出金伝票を活用することはわかりましたが、実際のところどのように記載すれば良いのでしょう？
一般的な出金伝票のひな形を用いて説明します。
個人事業の場合、承認印や係印、コード欄等使用しない欄は省略しても構わないので、上記で説明した「①いつ、②いくら、③何のために、④誰に対して支払ったか」を確実に記録しましょう。なお、可能であれば５W１Hを記録したほうが証拠能力は上がりますが、煩わしい記帳の継続との兼ね合いもあるので、事例の①〜④だけは最低限確実に出金伝票に記載しましょう。
現場経費の場合は、コンビニなどで購入することもあるでしょうから、その際のレシートを確実に保管しておき、現場経費の相場を立証するなど、もう一工夫あるとなお良いと考えられます。
最後にPDF版のひな形を作成しましたので下図をクリックしてご活用ください。（A4横）
佐々木健国際税理士事務所
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